HR合规实战：如何利用AI自动生成符合最新劳动法的员工手册与解除通知

摘要：

在人力资源管理中，员工手册（Employee Handbook）是企业的“宪法”，而解除劳动合同通知书（Termination Notice）则是风险最高的“核按钮”。

传统的HR工作流依赖百度找模板或高昂的法务咨询，不仅效率低，且容易因忽视地域性法规差异（如北京vs上海的社保差异）或最新司法解释而埋下“违法辞退（2N赔偿）”的隐患。本文将演示如何利用大模型（LLM）结合RAG（检索增强生成）技术，搭建一套自动化、高合规的HR文书生成工作流。

01. 痛点：为什么HR总是“背锅”？

1. 法规更新快： 《民法典》实施后，最高院及各地裁审口径不断更新，旧模板可能已失效。

2. 地域差异大： 病假工资、婚假天数、经济补偿金计算基数，全国各地标准不一。

3. 程序合法性： 手册写得再好，如果没有经过“民主程序”（《劳动合同法》第4条）也是废纸一张；辞退理由再充分，通知书措辞不当也可能被判违法。

AI 破局思路： 让AI充当“资深法务”，基于最新的法律法规库，生成定制化、由法条支撑的文书。

02. 场景一：构建“无懈可击”的员工手册

员工手册动辄上万字，直接让AI“写一本手册”会导致内容泛泛而谈。我们需要采用“模块化生成 + 本地化微调”的策略。

Step 1：架构设计（模块化）

将手册拆解为：招聘录用、考勤管理、薪酬福利、绩效考核、劳动纪律、保密竞业 等模块。

Step 2：核心 Prompt（考勤篇示例）

请复制以下指令，在支持长文本的AI（如Kimi、GPT-4、Claude 3）中运行。注意【地点】变量，这是合规的关键。

图注：AI不仅写出了条款，还自动关联了地方法规，确保有据可依

03. 场景二：风险最高的“解除通知书”

这是HR最手抖的时刻。错一个字，可能就是几万块的赔偿金。

核心逻辑：事实 + 依据 = 合法解除

我们必须告诉AI：为什么要辞退？（事实），以及符合哪条法律？（依据）。

实战 Prompt（不胜任解除版）：

AI 输出效果分析（节选）：

解除劳动合同通知书

致：张三 先生/女士

鉴于您在2023年第四季度绩效考核中结果为D（不合格），公司随后于2024年1月依法对您进行了转岗培训。但在培训结束后的2024年2月考核中，您仍无法胜任岗位要求。

依据《中华人民共和国劳动合同法》第四十条第二款之规定：“劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的，用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同。”

经公司研究决定...

风险提示点：

如果你只输入“张三能力不行，我要辞退他”，AI可能会写出一份违法的辞退信。Prompt中必须包含“经过培训/调岗”这一法定前置程序，AI才能生成合法的文书。

04. 进阶玩法：构建“HR法律知识库”（RAG）

为了让AI更懂你们公司的具体情况，我们可以搭建一个私有知识库。

操作SOP：

1. 收集文档： 收集公司现有的《奖惩条例》、《过往劳动仲裁案例》、《当地社保局最新发文（PDF版）》。

2. 投喂模型： 使用支持文档上传的工具（如Kimi、GPT-4、Coze）。

3. 精准问答：

a. “根据我上传的《员工手册》第5.2条，员工连续迟到5次，我能否直接开除？风险是什么？”

这种方式能让AI基于“公司家法”+“国家国法”双重标准进行判断。

05. 风险控制：HR必须把关的3道防线

AI是副驾驶，HR是握方向盘的人。生成后必须核查：

06. 总结

利用AI生成HR文书，本质上是一次“法律思维的结构化过程”。

● 初级HR 把它当模板库，用来省时间。

● 高阶HR 把它当风控官，利用AI的逻辑能力查漏补缺，完善证据链。

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